Новости

Заведующая архивным сектором Администрации Колышлейского района провела ознакомление с ведением делопроизводства, с состоянием и хранением документов в Управлении образования Администрации Колышлейского района

8 июня заведующая архивным сектором Наталия Каревская в присутствии главного специалиста управления образования Светланы Спирягиной провела ознакомление с состоянием и хранением документов в организации.
В управлении образования имеются:
- номенклатура дел, утвержденная Министерством по делам архивов Пензенской области в 2019 году;
- в организации руководствуются примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства № 44 от 11.04.2018г
- дела оформлены согласно номенклатуре дел, подшиты, написаны заголовки дел;
- под архив выделено отдельное помещение для документов по личному составу, остальные документы находятся в кабинетах сотрудников;
- всего хранится в организации:
из них: - постоянного хранения за 2016-2020 гг - 70 дел, документы постоянного хранения сданы в архивный сектор по 2016 год, обработаны и согласованы с ЭПК Министерства по делам архивов по Пензенской области по 2019 год,
-документы по личному составу хранятся с 1937 года в количестве – 399 дел, обработаны по 2020 год;
-  Положение об архиве согласовано с ЭПК Комитета по делам архивов 25.11.2019;
- экспертная комиссия и Положение об экспертной комиссии согласовано с ЭПК Комитета по делам архивов 25.11.2019;
- ведутся учетные документы: паспорт архива, лист фонда, реестр описей документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (в реестре делается отметка о согласовании описей с Министерством по делам архивов Пензенской области и сдаче дел в архив на хранение), описи дел;
- нормативно-методическая литература по делопроизводству и обеспечению сохранности документов есть;
- фактов утраты документов нет;
- жалоб на отсутствие в организации документов нет;
- лицо, ответственное за архив и делопроизводство главный специалист управления Светлана Викторовна Спирягина.
По результатам ознакомления рекомендовано:
        документы по описи №1 необходимо сдать на хранение в архивный сектор до 01.07.2023;
    обработать документы постоянного срока хранения за 2020 год, составить опись и направить на согласование в Министерство по делам архивов в срок до 01.07.2023;
разработать и утвердить на ЭПК Министерства по делам архивов номенклатуру дел в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Росархива от  20.12.2019 № 236 и 20.12.2019 № 237;
    разработать и утвердить на ЭПК Министерства по делам архивов инструкцию по делопроизводству на основании Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых приказом Росархива от 11.04.2018 №44 и зарегистрированной в Минюсте России 17.08.2018, регистрационный № 51922. Рекомендованный срок исполнения – 1.10.2023.